HelloSpaces Module & Einsatzbeispiele

In der folgenden Übersicht werden alle Module für Online Veranstaltungen jeglicher Art erläutert. Die Module werden nach den Kundenwünschen zusammengestellt und wenn gewünscht im Design an das Kunden-Branding angepasst.

Viele Module sind bei uns im Standard integriert und werden über unser CMS mit Inhalten integriert.

Registrierung und Zugang

Der Zugang zur Plattform erfolgt über Tickets mit Zugangskontrolle oder eine Selbstregistrierung.

Agenda

Die perfekte interaktive Übersicht, inkl. Favoriten, Suche und Erinnerungen.

Bühnen

Unterschiedliche Bühnen, die parallel genutzt werden können.

Referenten

Alle Referenten werden übersichtlich mit Detailinformationen dargestellt.

Breakout-Räume

Breakout-Räume für z.B. Master-Classes und Gruppenarbeiten lassen sich einfach in das Programm integrieren. Zu einem Breakout-Raum müssen immer passende Inhalt-Streams hinzukonfiguriert werden

Abstimmungen und Zuschauerfragen

Gibt den Teilnehmern die Möglichkeit, den Referenten Fragen zu stellen und abzustimmen.

Teilnehmer

Übersicht über alle Teilnehmer mit Suche, Matchmaking und Networking

Chat

Chatmöglichkeit zwischen den Teilnehmern

Liveticker

Der Liveticker bietet ähnlich einem LinkedIn-Feed als "Second-Screen" Interaktion und Aufmerksamkeit.

Audio- und Video-Rooms

Networking mit digitalen Stehtischen / Rooms für geplante oder spontanen Austausch von Teilnehmern und Referenten a la Clubhouse

Expo

Auf den Detailseiten können Aussteller, Themen, Produkte und vieles mehr dargestellt werden.

Sponsoren

Exponierte Darstellung der Sponsoren

Sales

Unterstützung von Sales, u.a. mit automatischer Zuordnung von Sales-Ansprechpartnern auf der Basis von Profil-Feldern und Kontaktaufnahme.

Content Media

Die Mediathek für alle Inhalte

Benachrichtigungen

Sie können Teilnehmern spontan wichtige (Push-) Informationen zukommen lassen.

Design, Texte, Bilder, Farben & Layout

Gesonderte Verwaltung von Texten und Medien zur Wiederverwendung an verschiedenen Stellen.

Analysen und Reporting

Zusammenhänge und Erkenntnisse gewinnen.

Standardoberfläche

Unsere Standardversion enthält eine Vielzahl von Funktionen. Der Unterschied zur Webseite ist, dass jeder Teilnehmer eingeloggt ist und aktiv an der Veranstaltung teilnehmen kann.

Regie-Tool

Zur Steuerung aller Abläufe während der Veranstaltung. Der Zugang erfolgt für autorisierte Personen direkt aus der Plattform.

CMS

Unser HelloSpaces CMS unterstützt Event-Veranstalter bei der Vorbereitung und Durchführung ihrer Events, indem Informationen von allen Beteiligten gesammelt, aufbereitet und den Beteiligten zur Verfügung gestellt werden können.

Die Module im Detail

Registrierung und Zugang

Der Zugang zur Plattform erfolgt über Tickets mit Zugangskontrolle oder eine Selbstregistrierung.

  • Selbst-Registrierung
  • Zugangskontrolle über Tickets (optional)
  • Eigene Ticket-Nummern möglich
  • Emendo, Eventbrite oder Xing-Events als Ticket-Anbieter via API
  • Datenschutz- und Privatsphären-Einstellungen
  • Flexible Felder in der Registrierung inkl. Profilbilder
  • Selbst-Profilierung über TagClouds optional
  • Nutzung der Daten für Matching der Teilnehmer
  • Double-Opt-In
  • Eigene E-Mail-Vorlagen konfigurierbar
  • Ticket-Klassen für selektiven Ticket-basierten Zugriff auf Agenda, Breakout, Räume und Inhalte

Agenda

Die perfekte interaktive Übersicht, inkl. Favoriten, Suche und Erinnerungen.

  • Ansicht als Listen oder Grid
  • Mehrere Bühnen gleichzeitig
  • Interaktiver Live-Status
  • Details zu Referenten
  • Mehrtägige Agenda
  • Suche und Filterung
  • Individuelle Favoritenkennzeichnung
  • Einbindung in persönlichen Kalender
  • Einbindung von Live Streams oder archivierten Streams
  • Einbinden von externem Streaming
  • Bild in Bild Funktion
  • Freie Wahl des Livestream-Anbieters (z.B. YouTubeLive, GoToWebinar, Zoom) oder individuelle eingebettete Streams (iFrame)
  • Breakout-Räume
  • Networking Spaces

Bühnen

Unterschiedliche Bühnen, die parallel genutzt werden können.

  • Darstellung in der Agenda in verschiedenen Ansichten (Liste, nebeneinander,...)
  • parallele Bühnen
  • Farbliche Differenzierung für bessere Übersicht oder thematische Zuordnung
  • Übergreifende Bühnen, z.B. als Darstellung einer Pause

Referenten

Alle Referenten werden übersichtlich mit Detailinformationen dargestellt.

  • Detaildarstellung
  • Dateianhänge
  • Kontaktmöglichkeiten
  • Social Media Links
  • Verknüpfung mit Agenda
  • Verknüpfung mit Expo
  • Such- und Filterfunktion

Breakout-Räume

Breakout-Räume für z.B. Master-Classes und Gruppenarbeiten lassen sich einfach in das Programm integrieren. Zu einem Breakout-Raum müssen immer passende Inhalt-Streams hinzukonfiguriert werden

  • In der Agenda einbindbar
  • Verknüpfung mit Voting
  • Verknüpfung mit Ausstellern und Referenten
  • Integrierte Nutzung mit Networking und Zoom
  • Externer Aufruf von Microsoft Teams, GoToMeeting,...
  • farbliche Differenzierung für bessere Übersicht oder thematische Zuordnung

Abstimmungen und Zuschauerfragen

Gibt den Teilnehmern die Möglichkeit, den Referenten Fragen zu stellen und abzustimmen.

  • Q&A mit Moderation, Freigabe und Upvoting
  • Abstimmungen
  • Anonyme Abstimmungen
  • Direkt neben dem Vortrag oder in der Sidebar
  • Moderatoren-Ansicht

Teilnehmer

Übersicht über alle Teilnehmer mit Suche, Matchmaking und Networking

  • Anzeige der Informationen aus der Profilierung
  • Anzeige und Anbindung der Social Media Kontakte
  • Match-Making von Teilnehmern auf der Basis der Profile
  • Inhalte nach Ticketklassen anzeigbar
  • Suche und Favoritenfunktion
  • Verknüpfung mit Networking
  • Verknüpfung mit Chat

Chat

Chatmöglichkeit zwischen den Teilnehmern

  • 1:1- oder Gruppenchat
  • gesonderter Supportchat
  • globaler Chat für Themen und alle Teilnehmer
  • Anbindung an Networking

Liveticker

Der Liveticker bietet ähnlich einem LinkedIn-Feed als "Second-Screen" Interaktion und Aufmerksamkeit.

  • Einträge mit Text und Bild durch Teilnehmer erstellbar
  • Moderation durch Veranstalter
  • Kommentar- und Like-Funktion
  • Sortierung nach Likes oder Erstellzeit

Audio- und Video-Rooms

Networking mit digitalen Stehtischen / Rooms für geplante oder spontanen Austausch von Teilnehmern und Referenten a la Clubhouse

  • Video- und Audio-Räume zum Netzwerken
  • Nutzung Themen-, Marken-, Unternehmens-Video-Chats im Sinne eines digitalen Stehtisches
  • Bis zu 12 Teilnehmer
  • Clubhouse-Funktionen (Einladen, Moderation, Hand-heben, Einladen)
  • Offene und geschlossene Räume
  • Screen-Sharing, z.B. für Produktpräsentationen
  • Design und Branding anpassbar
  • Andere Teilnehmer einladen, Teilnehmer auf die Bühne bringen, Teilnehmer blockieren
  • Keine Softwareinstallation und direkt im Browser und via Handy nutzbar
  • Skalierbare moderne Architektur
  • Table Captain / Owner mit garantiertem Zugang und Verwaltungsoptionen
  • DSGVO konform unter Veranstalterkontrolle
  • In Agenda integrierbar
  • Verknüpfung mit Breakout
  • Verknüpfung mit Expo
  • Verknüpfung mit Chat

Expo

Auf den Detailseiten können Aussteller, Themen, Produkte und vieles mehr dargestellt werden.

  • Liste der Aussteller, Themen oder Produkte
  • Such-, Filter- und Favoriten-Funktion
  • Sonderstatus als Sponsor
  • Detail-Ansicht mit eigener frei gestaltbarer interaktiver eingebetteter Webseite
  • Eigene Produktvideos und 3D-Präsentationen (via iFrame)
  • Kontakt– und Feedback-Möglichkeiten für Besucher
  • Eigener virtueller Ausstellerraum als Break-out Raum mit 1-1 Chat, gesondertem Video-Chat, Screen Sharing
  • Download von Materialien
  • Besucher-/ Lead-Erfassung und Tracking

Sales

Unterstützung von Sales, u.a. mit automatischer Zuordnung von Sales-Ansprechpartnern auf der Basis von Profil-Feldern und Kontaktaufnahme.

  • Sales Kontakte als Ansprechpartner für Besucher
  • Matching von Besuchern auf Sales-Kontakte über Besucherprofilfelder
  • Live-Chat von Besuchern mit verknüpften Ansprechpartnern
  • Automatisches Ausfüllen von eingebundenen Sales- / Kontaktformulare mit Besucherinformationen
  • Analytics von Besuchern

Content Media

Die Mediathek für alle Inhalte

  • Alle Inhalte können nach der Veranstaltung in einem Archiv dargestellt werden
  • Formate: Bilder, Video, PDF, Anhänge
  • Das Archiv steht auf Wunsch dauerhaft zur Verfügung
  • Favoriten und Suchfunktion
  • Kategorien
  • Externe Webseite über iFrame zusätzlich möglich

Benachrichtigungen

Sie können Teilnehmern spontan wichtige (Push-) Informationen zukommen lassen.

  • zentrale Steuerung zur Veröffentlichung
  • Anzeige als Overlay auf der Oberfläche
  • z.B. bei zeitlichen Verzögerungen, technischen Informationen, Änderungen der Agenda
  • Erreichbarkeit aller Teilnehmer in Sekunden

Design, Texte, Bilder, Farben & Layout

Gesonderte Verwaltung von Texten und Medien zur Wiederverwendung an verschiedenen Stellen.

  • Erfassen von Textbausteinen, Bildern oder anderen Medien
  • zentrale Verwaltung über CMS
  • zur Einbindung als Hintergründe oder Icons etc.
  • Layout-Einstellungen
  • Logo, Icon
  • Farben anpassbar

Analysen und Reporting

Zusammenhänge und Erkenntnisse gewinnen.

  • Optionales (Echtzeit-)Tracking der Teilnehmer
  • Anonymisiert oder pseudonymisiert
  • Optionale DoNot Track Option für Teilnehmer
  • Berichte über Matomo Oberfläche (ähnlich zu Google Analytics)
  • Hosting des Trackings in Deutschland
  • Gesonderter Zugang
  • Flexible dynamische Reports z.B. Besucher je Aussteller
  • Export als CSV zum Import in CRM Systemen
  • Anbindung an weitere CRM Systeme über API

Standardoberfläche

Unsere Standardversion enthält eine Vielzahl von Funktionen. Der Unterschied zur Webseite ist, dass jeder Teilnehmer eingeloggt ist und aktiv an der Veranstaltung teilnehmen kann.

  • Eine individuelle Willkommensseite holt die Teilnehmer ab
  • Alle Funktionen befinden sich übersichtlich auf einer Seite
  • Kategorien
  • Favorisierung
  • eigenes Design mit Farben, Logos und Hintergrundbildern per Klick einstellbar
  • Anordnung der Module konfigurierbar
  • Elemente haben mehrere Darstellungsoptionen (eckig, abgerundet,...)
  • flexible Texte und Feldbeschreibungen möglich
  • eigene Mail-Templates
  • Avatar Layout möglich
  • interaktive Oberfläche
  • Streams können als iFrame oder MP4 eingebunden werden
  • Für Zoom besteht eine direkte Einbettung, andere Anbieter verbieten meist die Einbettung
  • Der Inhalt wird immer zentral dargestellt
  • Der Hauptbereich mit den laufenden Streams bleibt immer aktiv
  • Agenda, Aussteller, Referenten und andere Bereiche werden als Overlay angezeigt
  • Hosting DSGVO konform in der EU oder in Deutschland angelegt

Regie-Tool

Zur Steuerung aller Abläufe während der Veranstaltung. Der Zugang erfolgt für autorisierte Personen direkt aus der Plattform.

  • Umschalten der Agenda Einträge (Upcoming, Live, Replay, Finished)
  • Administration von Buchungen
  • Verwaltung von Gruppenchats
  • Live Analytics
  • Verwaltung der Votings & Polls
  • Teilnehmerpflege
  • Steuerung von Notifications
  • Live-Ticker Verwaltung
  • Administratorenverwaltung

CMS

Unser HelloSpaces CMS unterstützt Event-Veranstalter bei der Vorbereitung und Durchführung ihrer Events, indem Informationen von allen Beteiligten gesammelt, aufbereitet und den Beteiligten zur Verfügung gestellt werden können.

  • Datenverwaltung Ihrer Online-Konferenz
  • Steuerung der Abläufe
  • Freischaltung von Funktionen
  • Self-Service für Aussteller und Referenten
  • Mail-Kampagnen mit HTML -Mails und E-Mail-Automatisierung
  • Analysen und Reportings
  • Der Veranstalter bestimmt, welche Teilnehmeraktionen getrackt werden
  • Anbindung an Dritt-Systeme (z.B. CRM) über APIs verfügbar

Das CMS begleitet während des gesamten Events:

Vorbereitung des Events

  • Vielzahl von „Typen“ von Teilnehmern (Teilnehmer, Aussteller, Sponsor, Referent,…) mit vorangelegten Eigenschaften/Datenfeldern
  • Ermöglichen von Selbstservice durch die Teilnehmer für jeden Teilnehmertyp
  • Ermöglichen von „Call-for-Paper“ und Anmeldeformularen für jeden Teilnehmertyp
  • Hinzufügen von Ausfüllhinweisen und Feldnamen für jedes Feld
  • Hochladen und Empfangen von Dateien jeder Größe und Art, um sie für andere Beteiligte verfügbar zu machen.
  • Referenzieren zwischen Datenfeldern
  • Importieren existierender Daten aus Ihrem System per csv/xls und automatische Zuordnung zu Datenfeldern

Erstellen und Sammeln von Daten/Inhalten

  • Nutzen von Mailvorlagen, um Teilnehmer einzuladen, ihre Daten per Selbstservice über ein Formular einzugeben
  • Öffnen der Formulare für bestimmte Teilnehmer
  • Monitoring der Vollständigkeit der Daten
  • Erlauben von Datei-Uploads mit Größen- oder Typvorgaben
  • Sobald die Daten im Formular vollständig sind, besteht die Möglichkeit, das Formular auf „read-only“ oder nicht mehr sichtbar zu setzen
  • Kontaktformular, um Fragen zwischen Beteiligten und Veranstalter zu klären

Nutzen von Daten

  • Export der Daten zu jeder benötigten Zeit
  • Anbindung von Drittsystemen an unsere Secure API zur Nutzung der Daten
  • Nutzen der Agenda und Teilnehmerlisten während des Events
  • Druckvorlagen