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Web-Plattform

Remote only Events mit der HelloSpaces Web-Plattform

Der bewährte und flexible Alleskönner mit Fokus auf Remote-Teilnahme.

Was ist der Unterschied zur Onsite - Hybrid - Remote App?

Die Remote only Web-Event-Plattform bietet auf Basis von Web-Techniken ein vollständiges Set an Funktionalitäten für die Durchführung von remote Veranstaltungen.

Der besondere Vorteile ist die sehr große Flexibilität und Anpassbarkeit.

Die Plattform ist responsive und kann auch auf mobilen Geräten verwendet werden. Solltest Du auf der Suche nach einer App sein, mit der Du Onsite, Hybrid & Remote unterstützen kannst, solltest Du auf der Seite mit der App einmal schauen.

Module

In der folgenden Übersicht werden alle Module erläutert. Die Module werden über das CMS zusammengestellt und mit Inhalten gefüllt.

Jeder Kunde kann selbstständig die Zusammenstellung der Module und die Inhalte ändern. Wir untersützen sehr gerne bei Fragen zur Verwendung.

Registrierung und Zugang

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  • Selbst-Registrierung
  • Zugangskontrolle über Tickets (optional)
  • Eigene Ticket-Nummern möglich
  • EM.EX von EMENDO, Pretix, Eventbrite oder Xing-Events als Ticket-Anbieter via API
  • Datenschutz- und Privatsphären-Einstellungen
  • Flexible Felder in der Registrierung inkl. Profilbilder
  • Selbst-Profilierung über TagClouds optional
  • Nutzung der Daten für Matching der Teilnehmer
  • Double-Opt-In
  • Eigene E-Mail-Vorlagen konfigurierbar
  • Anonymer Zugriff mit späterer Personifizierung des Accounts
  • Ticket-Klassen für selektiven Ticket-basierten Zugriff auf Agenda, Breakout, Räume und Inhalte

Agenda

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  • Ansicht als Listen oder Grid
  • Mehrere Bühnen gleichzeitig
  • Interaktiver Live-Status
  • Details zu Referenten
  • Mehrtägige Agenda
  • Suche und Filterung
  • Individuelle Favoritenkennzeichnung
  • Einbindung in persönlichen Kalender
  • Einbindung von Live Streams oder archivierten Streams
  • Einbinden von externem Streaming
  • Bild in Bild Funktion
  • Freie Wahl des Livestream-Anbieters (z.B. YouTubeLive, GoToWebinar, Zoom) oder individuelle eingebettete Streams (iFrame)
  • Ticket-Klassen, um selektiven Zugriff auf Agenda-Punkte zu ermöglichen
  • Breakout-Räume
  • Networking Spaces

Bühnen

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  • Darstellung in der Agenda in verschiedenen Ansichten (Liste, nebeneinander,…)
  • parallele Bühnen
  • Farbliche Differenzierung für bessere Übersicht oder thematische Zuordnung
  • Übergreifende Bühnen, z.B. als Darstellung einer Pause

Referenten

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  • Detaildarstellung
  • Dateianhänge
  • Kontaktmöglichkeiten
  • Social Media Links
  • Verknüpfung mit Agenda
  • Verknüpfung mit Expo
  • Such- und Filterfunktion

Breakout-Räume

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  • In der Agenda einbindbar
  • Verknüpfung mit Voting
  • Verknüpfung mit Ausstellern und Referenten
  • Integrierte Nutzung mit Networking und Zoom
  • Externer Aufruf von Microsoft Teams, GoToMeeting,…
  • farbliche Differenzierung für bessere Übersicht oder thematische Zuordnung

Abstimmungen und Zuschauerfragen

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  • Q&A mit Moderation, Freigabe und Upvoting
  • Abstimmungen
  • Anonyme Abstimmungen
  • Direkt neben dem Vortrag oder in der Sidebar
  • Moderatoren-Ansicht

Teilnehmer

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  • Anzeige der Informationen aus der Profilierung
  • Anzeige und Anbindung der Social Media Kontakte
  • Match-Making von Teilnehmern auf der Basis der Profile
  • Inhalte nach Ticketklassen anzeigbar
  • Suche und Favoritenfunktion
  • Verknüpfung mit Networking
  • Verknüpfung mit Chat

Chat

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  • 1:1- oder Gruppenchat
  • gesonderter Supportchat
  • globaler Chat für Themen und alle Teilnehmer
  • Anbindung an Networking

Liveticker

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  • Einträge mit Text und Bild durch Teilnehmer erstellbar
  • Moderation durch Veranstalter
  • Kommentar- und Like-Funktion
  • Sortierung nach Likes oder Erstellzeit

Audio- und Video-Rooms

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  • Video- und Audio-Räume zum Netzwerken
  • Nutzung Themen-, Marken-, Unternehmens-Video-Chats im Sinne eines digitalen Stehtisches
  • Bis zu 250 Teilnehmer (ink. 16 Kameras, die geteilt werden können)
  • Clubhouse-Funktionen (Einladen, Moderation, Hand-heben, Einladen)
  • Offene und geschlossene Räume
  • Screen-Sharing, z.B. für Produktpräsentationen
  • Design und Branding anpassbar
  • Andere Teilnehmer einladen, Teilnehmer auf die Bühne bringen, Teilnehmer blockieren
  • Keine Softwareinstallation und direkt im Browser und via Handy nutzbar
  • Skalierbare moderne Architektur
  • Table Captain / Owner mit garantiertem Zugang und Verwaltungsoptionen
  • DSGVO konform unter Veranstalterkontrolle
  • In Agenda integrierbar
  • Verknüpfung mit Breakout
  • Verknüpfung mit Expo
  • Verknüpfung mit Chat

Expo

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  • Liste der Aussteller, Themen oder Produkte
  • Such-, Filter- und Favoriten-Funktion
  • Sonderstatus als Sponsor
  • Detail-Ansicht mit eigener frei gestaltbarer interaktiver eingebetteter Webseite
  • Eigene Produktvideos und 3D-Präsentationen (via iFrame)
  • Kontakt– und Feedback-Möglichkeiten für Besucher
  • Eigener virtueller Ausstellerraum als Break-out Raum mit 1-1 Chat, gesondertem Video-Chat, Screen Sharing
  • Download von Materialien
  • Besucher-/ Lead-Erfassung und Tracking
  • Miniforms zur direkten Kontaktaufnahme des Besuchers und dem Senden einer E-Mail an den Ansprechpartner

Termine vereinbaren

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  • Terminvereinbarung zwischen Teilnehmern und Mitarbeitern von Ausstellern
  • Einschränkbar auf Mitarbeitern von Ausstellern
  • Automatische Videoräume
  • Datum und Länge der Slots konfigurierbar
  • Zustimmen, ablehnen und verschieben von Terminen möglich
  • Darstellung in der Agenda
  • Verwaltung der eigenen Verfügbarkeit
  • E-Mail-Benachrichtigung, sofern man nicht auf der Plattform angemeldet ist.

Sponsoren

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  • Hervorheben von Sponsoren
  • Kategorisierung von Sponsoren (Premium, Gold, …)
  • Overlay über dem Screen analog Youtube
  • Verknüpfung mit Expo
  • Hervorhebung / Banner auf der Oberfläche
  • Öffnen externer Quellen / URL

Produkte & Käufe

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  • Beliebig viele Produkte an (z.B. Veranstaltungsticket, Tickets für Masterclasses oder Meet-the-speaker)
  • Käufe als Zuordnungen von Produkten zu Teilnehmern
  • Anbindung an XING Events, Shopify und viele weitere über die Schnittstelle zu Integromat (Integromat ist eine EU-cloudbasierte Automatisierungsplattform https://www.integromat.com)
  • Link auf den externen Shop
  • Über die Käufe werden Zugänge zu Agenda-Einträgen, Networking-Spaces und anderen Inhalten / Seiten eingeschränkt.
  • Automatische Anbindung, manuelle Erfassung oder Import / Export über CSV Dateien

Sales

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  • Sales Kontakte als Ansprechpartner für Besucher
  • Matching von Besuchern auf Sales-Kontakte über Besucherprofilfelder
  • Live-Chat von Besuchern mit verknüpften Ansprechpartnern
  • Automatisches Ausfüllen von eingebundenen Sales- / Kontaktformulare mit Besucherinformationen
  • Analytics von Besuchern

Mediathek

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  • Alle Inhalte können nach der Veranstaltung in einem Archiv dargestellt werden
  • Formate: Bilder, Video, PDF, Anhänge
  • Das Archiv steht auf Wunsch dauerhaft zur Verfügung
  • Favoriten und Suchfunktion
  • Kategorien
  • Externe Webseite über iFrame zusätzlich möglich

Benachrichtigungen

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  • zentrale Steuerung zur Veröffentlichung
  • Anzeige als Overlay auf der Oberfläche
  • z.B. bei zeitlichen Verzögerungen, technischen Informationen, Änderungen der Agenda
  • Erreichbarkeit aller Teilnehmer in Sekunden

Design, Texte, Bilder, Farben & Layout

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  • Erfassen von Textbausteinen, Bildern oder anderen Medien
  • zentrale Verwaltung über CMS
  • zur Einbindung als Hintergründe oder Icons etc.
  • Layout-Einstellungen
  • Logo, Icon
  • Farben anpassbar

Analysen und Reporting

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  • Optionales (Echtzeit-)Tracking der Teilnehmer
  • Nahezu jede Aktion auf jedem Element kann je Benutzer getrackt werden
  • Anonymisiert oder pseudonymisiert
  • Optionale DoNot Track Option für Teilnehmer
  • Berichte über Matomo Oberfläche (ähnlich zu Google Analytics)
  • Hosting des Trackings in Deutschland
  • Gesonderter Zugang
  • Flexible dynamische Reports z.B. Besucher je Aussteller
  • Export als CSV zum Import in CRM Systemen
  • Anbindung an weitere CRM Systeme über API

CMS

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  • Datenverwaltung Ihrer Online-Konferenz
  • Steuerung der Abläufe
  • Freischaltung von Funktionen
  • Self-Service für Aussteller und Referenten
  • Mail-Kampagnen mit HTML -Mails und E-Mail-Automatisierung
  • Analysen und Reportings
  • Der Veranstalter bestimmt, welche Teilnehmeraktionen getrackt werden
  • Anbindung an Dritt-Systeme (z.B. CRM) über APIs verfügbar

Das CMS begleitet während des gesamten Events:

Vorbereitung des Events

  • Vielzahl von „Typen“ von Teilnehmern (Teilnehmer, Aussteller, Sponsor, Referent,…) mit vorangelegten Eigenschaften/Datenfeldern
  • Ermöglichen von Selbstservice durch die Teilnehmer für jeden Teilnehmertyp
  • Ermöglichen von „Call-for-Paper“ und Anmeldeformularen für jeden Teilnehmertyp
  • Hinzufügen von Ausfüllhinweisen und Feldnamen für jedes Feld
  • Hochladen und Empfangen von Dateien jeder Größe und Art, um sie für andere Beteiligte verfügbar zu machen.
  • Referenzieren zwischen Datenfeldern
  • Importieren existierender Daten aus Ihrem System per csv/xls und automatische Zuordnung zu Datenfeldern

Erstellen und Sammeln von Daten/Inhalten

  • Nutzen von Mailvorlagen, um Teilnehmer einzuladen, ihre Daten per Selbstservice über ein Formular einzugeben
  • Öffnen der Formulare für bestimmte Teilnehmer
  • Monitoring der Vollständigkeit der Daten
  • Erlauben von Datei-Uploads mit Größen- oder Typvorgaben
  • Sobald die Daten im Formular vollständig sind, besteht die Möglichkeit, das Formular auf „read-only“ oder nicht mehr sichtbar zu setzen
  • Kontaktformular, um Fragen zwischen Beteiligten und Veranstalter zu klären

Nutzen von Daten

  • Export der Daten zu jeder benötigten Zeit
  • Anbindung von Drittsystemen an unsere Secure API zur Nutzung der Daten
  • Nutzen der Agenda und Teilnehmerlisten während des Events
  • Druckvorlagen

Regie-Tool

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  • Umschalten der Agenda Einträge (Upcoming, Live, Replay, Finished)
  • Administration von Buchungen
  • Verwaltung von Gruppenchats
  • Live Analytics
  • Verwaltung der Votings & Polls
  • Teilnehmerpflege
  • Steuerung von Notifications
  • Live-Ticker Verwaltung
  • Administratorenverwaltung